Van 45 naar 55 medewerkers: de drempel waar je niet op let

Van 45 naar 55 medewerkers voelt als gewoon doorgroeien. Je neemt een paar mensen aan, het team wordt groter en je agenda wat voller. Toch passeer je onderweg een wettelijke grens: werken er in de regel 50 of meer mensen in je bedrijf, dan moet je een ondernemingsraad instellen. Daarna heb je voor een flink aantal HR-regelingen de instemming van die raad nodig, en ook een interne meldprocedure voor misstanden. Wie dat ziet aankomen, kan het grootste deel nu al voorbereiden.

Wanneer ben je verplicht een ondernemingsraad in te stellen?

Je bent verplicht een ondernemingsraad in te stellen als in je onderneming in de regel ten minste 50 personen werken. Dat staat in artikel 2 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR).

"In de regel" is een belangrijk detail. Het gaat om het aantal mensen dat er normaal werkt, niet om een korte piek. Neem je in de zomer tijdelijk extra mensen aan en zak je daarna weer naar 46, dan ontstaat de plicht niet. Groei je structureel door naar 52, dan wel.

Wie telt er mee? Iedereen met een arbeidsovereenkomst bij je bedrijf, ook parttimers: het gaat om personen, niet om fte. Uitzendkrachten tellen mee zodra ze ten minste 15 maanden bij je werken. Bestuurders tellen niet mee. Een installatiebedrijf met 44 eigen medewerkers en zeven monteurs die al anderhalf jaar via een uitzendbureau werken, zit dus al boven de 50.

Over welke HR-regelingen beslist de ondernemingsraad mee?

De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op regelingen die gelden voor alle medewerkers of voor een groep. Je kunt zo'n regeling dan niet meer zelf vaststellen, wijzigen of intrekken zonder dat de raad instemt. Artikel 27 van de WOR noemt onder meer:

• pensioen, winstdeling en spaarregelingen
• werk- en rusttijden en de vakantieregeling
• het beloningssysteem en het functiewaarderingssysteem
• arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim en re-integratie
• het beleid voor aanstelling, ontslag en promotie
• opleiding en de beoordeling van medewerkers
• werkoverleg en de behandeling van klachten
• het verwerken en beschermen van personeelsgegevens
• systemen waarmee je aanwezigheid, gedrag of prestaties controleert
• de procedure voor het melden van een vermoeden van een misstand

De raad stemt in met de regeling of het systeem. Over het salaris van een individuele medewerker beslist de raad niet mee. Staat een onderwerp al inhoudelijk in je cao, dan is instemming voor dat onderwerp niet nodig.

In de praktijk betekent dit: wat je nu nog met een mail aan het team regelt, gaat straks langs de ondernemingsraad. Dat kost tijd, en het werkt alleen als er een duidelijke regeling ligt om over te praten.

Wat is er vanaf 50 medewerkers nog meer verplicht?

Een werkgever met in de regel ten minste 50 werknemers moet een interne procedure hebben voor het melden van een vermoeden van een misstand. Dat staat in artikel 2 van de Wet bescherming klokkenluiders. Je medewerkers moeten weten waar ze een melding kunnen doen en hoe die wordt behandeld.

Heb je een ondernemingsraad, dan moet die instemmen met deze procedure. Het is een van de onderwerpen uit de lijst hierboven. Zet de meldprocedure daarom op je lijst voor het moment dat de raad er is, of regel hem eerder, zodat je de raad een uitgewerkt voorstel kunt voorleggen.

Waar groei om een andere aanpak vraagt

Niet alles wat bij 50 medewerkers verandert, staat in de wet. Wat bij 40 mensen nog in het hoofd van de oprichter zit, werkt bij 55 niet meer.

• Salarisverschillen. Twee medewerkers met vergelijkbaar werk verdienen niet hetzelfde, en alleen jij weet nog waarom. Een nieuwe medewerker of de ondernemingsraad vraagt het vroeg of laat: hoe is dit salaris bepaald? Een functiehuis, een overzicht van alle functies met hun niveau, geeft daar een antwoord op. Lees ook Kun je het salarisverschil uitleggen?
• Verzuim. Met meer mensen heb je vaker een ziekmelding lopen. Wie belt de eerste dag, wie houdt de termijnen bij en wie praat met de bedrijfsarts?
• Inwerken. Komen er vijf nieuwe medewerkers per kwartaal bij, dan kan inwerken niet meer tussendoor.
• Wie doet HR? De directeur of office manager die HR erbij deed, loopt vol. HR heeft een vaste eigenaar nodig.

Wat je nu al kunt regelen

Zit je rond de 40 medewerkers en verwacht je volgend jaar te groeien? Zet dan nu op papier:

• alle functies op een rij, met wat ze inhouden en op welk niveau ze zitten
• waarom iemand op een bepaald salaris zit, en wat iemand moet laten zien voor de volgende stap
• salarisverschillen met een objectieve onderbouwing, zoals relevante ervaring of andere verantwoordelijkheden
• je verzuimprotocol, met wie wat doet en wanneer
• werktijden, vakantie, pensioen en beoordeling op één plek
• een interne meldprocedure voor misstanden
• wie vragen over dit alles beantwoordt, zodat dat niet altijd jij hoeft te zijn

Dat lijkt veel. Het is een stuk minder werk als je het doet voordat je de grens passeert, dan wanneer je het daarna met een nieuwe ondernemingsraad moet opzetten.

Veelgestelde vragen

Telt de directeur mee voor de grens van 50?

Nee. Bestuurders van de onderneming tellen volgens artikel 1 van de WOR niet mee als in de onderneming werkzame personen. Medewerkers in loondienst tellen allemaal mee, ook als ze parttime werken of een tijdelijk contract hebben. Uitzendkrachten tellen pas mee als ze ten minste 15 maanden bij je werken.

Wat als een onderwerp al in de cao geregeld is?

Dan heb je voor dat onderwerp geen instemming van de ondernemingsraad nodig, voor zover de cao het al inhoudelijk regelt. Laat de cao bijvoorbeeld ruimte voor een eigen regeling over werktijden, dan valt die eigen regeling wel onder het instemmingsrecht. Kijk dus per onderwerp wat je cao precies vastlegt.

Blijven regelingen die er al zijn gewoon gelden?

Ja. Een regeling die je hebt vastgesteld voordat er een ondernemingsraad was, blijft gelden. Het instemmingsrecht gaat over het vaststellen, wijzigen en intrekken van een regeling. Wil je een bestaande regeling later aanpassen, dan heb je wel instemming van de raad nodig. Een regeling die nu goed in elkaar zit, scheelt je later dus werk.

Hoe HR Sense helpt

HR Sense zet de regelingen op orde voordat je de grens van 50 passeert. In De basis op orde regelen we contracten, het personeelshandboek, het verzuimprotocol en de meldprocedure. In HR die werkt bouwen we daarnaast een functiehuis en loongebouw. Je vaste HR-manager houdt alles daarna bij. Wil je eerst weten waar je staat? Doe de HR Sense Check, die duurt vijf minuten.

Bronnen

• Wet op de ondernemingsraden, artikel 1, 2 en 27: wetten.overheid.nl
• Wet bescherming klokkenluiders, artikel 2: wetten.overheid.nl